Сегодня расскажу о том, как Notes помогает в краткосрочном планировании.

Зачем? Мне был нужен инструмент оперативного планирования. Дотошное планирование я не люблю: распилить весь день по слотам в календаре, масштабировать на неделю и дальше — ну уж нет, терпения не хватит.

Однако список дел всё равно был нужен. Как минимум для того, чтобы не забыть, что я хотел сделать сегодня, завтра и на этой неделе.

Почему Notes? Простой интерфейс и синхронизация между устройствами из коробки. Если нужно внести изменения в список рабочих дел, не обязательно открывать ноут — правки можно сделать прямо в телефоне, после чего они автоматом синхронизируются между устройствами.

Я посматривал в сторону Notion, но перегруженный стартовый интерфейс сразу отбил желание разбираться дальше. С Notes всё просто и понятно.

Как я использую Notes для работы с задачами

Есть отдельный note — «PVS-Studio Tasks». Он содержит несколько секций:

• • Today;
• • Tomorrow;
• • Week;
• • Next week;
• • Common.

Новая задача идёт в одну из перечисленных секций. Чем ближе задача к текущей дате, тем конкретнее она должна быть сформулирована.

Разберём пример.
Таск «Написать статью о NullReferenceException» может быть в секции «Common», но не в «Today». Почему? Потому что написание статьи — комплексная задача, состоящая из более мелких:

• • определиться со структурой;
• • набросать скелет;
• • написать черновой вариант;
• • черновая редактура;
• • чистовая редактура;
• • подготовка иллюстраций;
• • ...

Формулировку «Написать статью о NullReferenceException» нельзя выписать в «Today» — в таком виде задача будет лежать несколько дней без отображения реального прогресса. Однако если заметку действительно можно сделать в течение дня — проблем нет.

С другой стороны, неэффективно расписывать каждый перечисленный пункт в «Common» — так секция быстро превратится в свалку.

Поэтому действует принцип: в дальних секциях можно хранить комплексные задачи, в ближних — нет.

Кстати, о секциях.

Секция «Today»

Начало рабочего дня. Время определиться с тем, что делать сегодня.

Если кратко, алгоритм такой:

1. Очистить список за предыдущий день.
2. Проанализировать задачи, которые остались незакрытыми.
   Обработать их.
3. Перенести задачи из «Tomorrow» в «Today».
4. Просмотреть секции «Week» и «Common». Если нужно — взять задачу.
5. Работаем, ставим галочки, наслаждаемся. При необходимости пополняем список из входящих.

Теперь разберём подробнее.

Итак, сначала я очищаю список «Today» за предыдущий день. Предпочитаю обнулять список утром, а не вечером, чтобы ещё раз посмотреть, что было сделано. Что более важно — подумать над задачами, которые не были закрыты. Вечером сил и желания заниматься этим нет.

Повторюсь, если в секции «Today» остались незакрытые задачи, стоит подумать над ними. Как так получилось? Нужно ли разбить их на подзадачи? Стоит ли переформулировать? Если задача в «Today» не закрыта несколько дней, и при этом её формулировка не меняется, — что-то точно идёт не так: закрой, переформулируй, раздроби.

Разобрались с «Today», убрали все выполненные задачи. Время добавлять новые.

Содержимое «Tomorrow» перемещаем в «Today». Если какая-то задача не перемещается несколько дней — опять же, аномалия: разбираемся и обрабатываем.

Дальше нужно пробежаться по задачам из секций «Week» и «Common»: возможно, пришло время перенести какую-нибудь из них в «Today» или «Tomorrow».

Когда список дел на сегодня составлен, приступаем к работе. По мере выполнения задач ставим на них галочки и получаем дофаминовое подкрепление.

В процессе рабочего дня списки могут пополняться — с этим нет проблем, обычная практика.

Секции «Tomorrow», «Week», «Next week», «Common»

С заполнением этих секций проблем возникнуть не должно: приоритезируем и раскладываем задачи в наиболее подходящие секции. Если что-то залежалось в секции дольше положенного — думаем над актуальностью, формулировкой, дроблением.

В начале рабочей недели содержимое «Next week» перемещаем в «Week».

Вот и всё. Практично и удобно.

Дополнения

1. Описанное выше — инструмент именно оперативного планирования. Кроме него я использую календарь (для встреч), рабочий issue-трекер и TODO-листы. Мне нравится, что задачи не свалены в одну кучу, а распределены по наиболее подходящим местам — так проще ориентироваться. К тому же это даёт больше гибкости.

2. По описанной методике можно не только работать с задачами, но и выстраивать общение, не нарушая чужие границы. Поясню.
   Допустим, я нашёл косяк и хочу написать о нём коллеге. Время 23:00. И мне в это время описывать детали не хочется, и коллегу дёргать по поводу бага тоже не стоит. Вы же уважаете личное время коллег? С другой стороны, хочется не забыть о проблеме.
   Решение простое — записать саммари по багу в «Tomorrow» и написать коллеге на следующий день в рабочее время. Так всем будет хорошо.